Pour survivre en cas de crise, toute entreprise doit prévoir et mettre en place des solutions de secours permettant de garantir la continuité de leur activité, d’où l’importance de rédiger en amont un plan de continuité d’activité. Qu’est-ce qu’un plan de continuité d’activité ? A sert-il ? Quels éléments doit-il contenir et comment le rédiger ?
Depuis les crises successives (sanitaire, des subprimes et de la faillite de Lehman Brothers par exemple), de plus en plus d’entreprises choisissent de rédiger un plan de continuité d’activité. Il s’agit d’un plan d’urgence et de poursuite d’activité qui assure la continuité des opérations d’une organisation en cas d’incident, de sinistre ou de grève. Le milieu professionnel étant davantage imprévisible et instable, le PCA prend toute son importance. Découvrez dans cet article tout ce qu’il faut savoir sur le plan de continuité.
Qu’est-ce que le plan de continuité d’activité ?
Le plan de continuité d’activité désigne un document qui contient les différentes précautions et procédures qu’une entreprise doit suivre en cas de crise. Ainsi, il permet de faire fonctionner une organisation lors d’un arrêt de service inopiné.
C’est comme une sorte d’étape de plan à mettre en situation dans une situation précise. Plus accompli qu’un plan de reprise suite à un incident, le PCA est doté de politiques d’urgence adaptées aux processus actifs, aux ressources humaines, aux différents partenaires commerciaux, etc. Bref, c’est un plan qui s’applique à tous les aspects de la société susceptibles d’être affectés.
Bref, ce type de plan aide une entreprise à préparer au mieux la disposition de ses activités lorsqu’elle passe par une crise. À titre d’information, une entreprise peut être exposée à des crises externes et internes. Cette dernière désigne les incidents comme la panne informatique, l’incendie ou la grève. Par ailleurs, les crises externes peuvent être des incidents financiers, des crises sanitaires ou encore le mouvement social.
L’anticipation de ces crises permet à une organisation d’améliorer son niveau de résilience. C’est aussi une excellente manière de limiter ses conséquences.
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Quelle est l’utilité d’un plan de continuité d’activité ?
Pour certaines organisations, l’élaboration d’un PCA est une obligation légale. Parmi les structures concernées, on peut citer les établissements de santé, les établissements bancaires ou les secteurs financiers.
Dans un monde où les entreprises évoluent dans un milieu fragile, la mise en place d’un plan de continuité se révèle être indispensable. De plus, les crises qu’elles rencontrent sont de plus en plus violentes. Cela provoque ainsi des conséquences importantes au niveau de l’économie. Elles peuvent même conduire à sa faillite et la cessation de leur activité.
En mettant en place un plan de continuité d’activité, une entreprise peut assurer le maintien de leurs activités durant les périodes de crise. C’est aussi un moyen qui leur permet d’accélérer le retour à la normale tout en minimisant l’impact de la crise.
Tout comme une entreprise doit établir un plan de communication pour déterminer la bonne cible à qui envoyer un message, c’est aussi important pour elle de planifier une gestion des risques afin de mieux surmonter les problèmes.
Souvent, lorsqu’on est face à un événement bouleversant, il est toujours difficile de réfléchir, car on a tendance à réagir par peur, colère ou panique. C’est pour cette raison qu’il est utile d’avoir un plan permettant de mieux analyser les potentiels risques ainsi que leurs impacts pour pouvoir l’aborder de manière réactive, objective et efficace.
Le PCA a des effets positifs sur les différentes activités de la société, sa situation financière, sa notoriété, le bon fonctionnement de l’organisation ainsi que la responsabilité du dirigeant concernant la RSE.
Plan de continuité : qu’est-ce qu’il contient ?
Le plan de continuité d’activité doit exposer la politique choisie et les étapes à suivre pour surmonter une situation de crise auquel la structure doit faire face. Il s’agit d’un document de référence qui permet de gérer au mieux les bouleversements rencontrés et rattraper le niveau de fonctionnement défini au préalable.
Ainsi, le PCA doit contenir les éléments suivants :
Une description du contexte de crise
Pour répondre correctement aux perturbations, il est essentiel de décrire la nature de la crise à laquelle la société est confrontée. Il peut s’agir d’une crise sanitaire, d’un krach boursier ou encore d’une catastrophe naturelle.
Les objectifs, les obligations et les activités essentielles de la société
Cette étape consiste à établir la liste des activités importantes, les impératifs ainsi que les étapes importantes. Cela permet de mieux définir les objectifs du plan.
Les différents risques détectés, le niveau de leurs effets et leurs crédibilités
En temps de crise, il est primordial de se focaliser sur les priorités. Ainsi, le PCA doit contenir uniquement les risques les plus importants pour la structure. L’entreprise pourra alors réaliser une analyse plus complète des impacts des dangers.
La stratégie à adopter pour la reprise de l’activité
Outre les activités essentielles, le plan doit définir le niveau de ressources demandées. Il est également impératif d’estimer la durée d’arrêt maximal d’activité pour assurer la pérennité de la société.
Définir les responsabilités de chacun, les procédures ainsi que les solutions à mettre en œuvre
Il faut déterminer en amont les responsables du PCA. Chaque personne qui compose cette équipe doit avoir un rôle précis et connaître l’objectif de sa mission. Il doit aussi maîtriser les enjeux d’un plan de continuité. En général, cette équipe est pilotée par un directeur des risques.
Pour ce qui est de la mise en œuvre des procédures, le plan de continuité doit incorporer certaines phases : les actions servant à minimiser l’impact de la crise ou les actions relatives à l’évolution de crise si elle dépasse le seuil de fragilité de la structure.
Au quotidien, la technique est adaptée pour le management de crise et le management à distance.
Détailler le dispositif de crise
Cette étape permet de connaître le seuil de faiblesse, de définir le pilotage des actions, d’organiser des cellules de crise ou encore de déclencher des appareils.
Définir les éléments de maintenance opérationnelle
Il est judicieux de toujours déterminer les indicateurs qui servent à évaluer l’efficacité du plan en fonction des objectifs. Elle aide aussi à évaluer le niveau d’activité concret en temps de crise.
Plan de continuité : lequel choisir pour votre entreprise ?
Une entreprise peut choisir de créer un plan de continuité simplifié ou complet pour sortir d’une crise.
La mise en œuvre d’un plan de continuité est un projet essentiel pour une organisation. Il fait partie d’une approche globale de gestion des risques, axée principalement sur des stratégies de prévention. Néanmoins, une entreprise peut tout à fait établir un PCA simplifié si elle n’a pas l’anticipation que la gestion des risques requiert ou encore une politique globale de gestion des risques.
Ce type de plan se focalise uniquement sur les actions prioritaires majeures nécessaires pour faire face à une crise, pour assurer la continuité des activités et de sa relance après la crise.
Contrairement au plan d’activité complet, le PCA simplifié ne s’intègre pas dans une stratégie globale de gestion des risques d’une structure. Il vise à élaborer une méthode spécifique, simplifiée et rapide pour répondre à un scénario particulier.
Il est important de noter que certains secteurs sont fortement impactés par la mise en place d’un PCA, qui est souvent même obligatoire.
Comment rédiger un plan de continuité d’activité ?
Un plan de continuité d’activité est un document important pour une entreprise, ainsi, sa rédaction doit se faire dans les règles.
Qui peut rédiger un plan de continuité ?
Une entreprise peut établir un plan de continuité d’activité en interne. Avec l’aide de toute l’équipe, le processus sera facile à réaliser. Néanmoins, il est essentiel de connaître les étapes nécessaires pour bien rédiger un PCA.
Par ailleurs, certaines entreprises n’ont pas le temps à consacrer à ce type de projet. De plus, il s’agit d’un document qui reste assez complexe, ainsi, sa création demande de la connaissance. Dans ce cas, l’entreprise peut solliciter l’expertise d’un avocat spécialisé pour l’établissement de son PCA.
Les étapes à suivre pour rédiger un PCA
Un plan de continuité d’activité (PCA) est un outil crucial pour les entreprises afin de s’assurer qu’elles peuvent continuer à fonctionner en cas d’incident majeur, telles qu’une catastrophe naturelle, une panne de courant, une cyberattaque ou une pandémie.
Pour rédiger un PCA, il faut avant tout identifier les processus critiques de l’entreprise, ceux qui doivent être maintenus en fonctionnement même en cas de perturbation.
Il faut aussi déterminer les ressources nécessaires pour maintenir ces processus, tels que les locaux, les technologies, les données, les fournisseurs et les ressources humaines.
Le plan de continuité doit inclure des plans détaillés pour la continuité des opérations, la récupération des données et des systèmes, ainsi que des plans de communication et de coordination en cas d’incident.
Enfin, il est important de tester régulièrement le PCA pour s’assurer qu’il fonctionne correctement et de le mettre à jour en fonction des changements dans l’entreprise et de l’évolution des risques. Un PCA bien élaboré permet à une entreprise de minimiser les perturbations et de maintenir la continuité des opérations dans des conditions difficiles.
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Le plan de continuité d’activité désigne un document qui contient les différentes précautions et procédures qu’une entreprise doit suivre en cas de crise. Ainsi, il permet de faire fonctionner une organisation lors d’un arrêt de service inopiné. C’est comme une sorte d’étape de plan à mettre en situation dans une situation précise. Plus accompli qu’un plan de reprise suite à un incident, le PCA est doté de politiques d’urgence adaptées aux processus actifs, aux ressources humaines, aux différents partenaires commerciaux, etc. Bref, c’est un plan qui s’applique à tous les aspects de la société susceptibles d’être affectés. Bref, ce type de plan aide une entreprise à préparer au mieux la disposition de ses activités lorsqu’elle passe par une crise. À titre d’information, une entreprise peut être exposée à des crises externes et internes. Cette dernière désigne les incidents comme la panne informatique, l’incendie ou la grève. Par ailleurs, les crises externes peuvent être des incidents financiers, des crises sanitaires ou encore le mouvement social. L’anticipation de ces crises permet à une organisation d’améliorer son niveau de résilience. C’est aussi une excellente manière de limiter ses conséquences.
Pour certaines organisations, l’élaboration d’un PCA est une obligation légale. Parmi les structures concernées, on peut citer les établissements de santé, les établissements bancaires ou les secteurs financiers. Dans un monde où les entreprises évoluent dans un milieu fragile, la mise en place d’un plan de continuité se révèle être indispensable. De plus, les crises qu’elles rencontrent sont de plus en plus violentes. Cela provoque ainsi des conséquences importantes au niveau de l’économie. Elles peuvent même conduire à sa faillite et la cessation de leur activité. En mettant en place un plan de continuité d’activité, une entreprise peut assurer le maintien de leurs activités durant les périodes de crise. C’est aussi un moyen qui leur permet d’accélérer le retour à la normale tout en minimisant l’impact de la crise. Tout comme une entreprise doit établir un plan de communication pour déterminer la bonne cible à qui envoyer un message, c’est aussi important pour elle de planifier une gestion des risques afin de mieux surmonter les problèmes. Souvent, lorsqu’on est face à un événement bouleversant, il est toujours difficile de réfléchir, car on a tendance à réagir par peur, colère ou panique. C’est pour cette raison qu’il est utile d’avoir un plan permettant de mieux analyser les potentiels risques ainsi que leurs impacts pour pouvoir l’aborder de manière réactive, objective et efficace. Le PCA a des effets positifs sur les différentes activités de la société, sa situation financière, sa notoriété, le bon fonctionnement de l’organisation ainsi que la responsabilité du dirigeant concernant la RSE.
Le plan de continuité d’activité doit exposer la politique choisie et les étapes à suivre pour surmonter une situation de crise auquel la structure doit faire face. Il s’agit d’un document de référence qui permet de gérer au mieux les bouleversements rencontrés et rattraper le niveau de fonctionnement défini au préalable.
