Project Management Officer (PMO)

Missions

Les missions d’un Project Management Officer peuvent varier grandement en fonction de l’organisation et du secteur d’activité. De manière générale, ses champs d’intervention peuvent se rapporter aux besoins suivants :

1. Gestion et suivi des projets

• Planification des projets : Le PMO aide à établir les objectifs du projet, les calendriers, les jalons et les étapes clés. Il participe à la construction des plannings en veillant à la bonne répartition des ressources.
• Suivi de l’avancement : Il assure le suivi des progrès du projet en recueillant des informations auprès des chefs de projets, en mesurant les écarts entre le plan initial et les résultats réels, et en proposant des ajustements si nécessaire.
• Gestion des risques et des problèmes : Le PMO identifie les risques liés aux projets, les analyse, et élabore des plans de mitigation. Il suit également la résolution des problèmes critiques.

2. Coordination et support

• Support aux chefs de projet : Il apporte un soutien méthodologique et opérationnel aux chefs de projet. Cela peut inclure la formation sur des outils de gestion de projet, des conseils sur la gestion des risques, ou des recommandations en matière de gestion des parties prenantes.
• Coordination entre projets : Le PMO facilite la communication et la coordination entre différents projets, surtout dans un environnement multi-projets. Il peut intervenir pour prioriser certains projets ou partager des ressources.

3. Standardisation et amélioration des processus

• Définition des méthodologies : Le PMO établit des normes et des processus de gestion de projets communs à l’ensemble de l’organisation. Il peut par exemple mettre en place des méthodologies telles que le PMBOK, PRINCE2 ou des approches agiles (Scrum, Kanban, etc.).
• Documentation et archivage : Il veille à la bonne documentation des processus de gestion de projet (plans, rapports d’avancement, analyse post-mortem) et à leur archivage afin de capitaliser sur les leçons apprises et améliorer les pratiques futures.
• Outils de gestion de projet : Le PMO déploie et administre les outils utilisés pour la gestion des projets (comme MS Project, JIRA, Trello, etc.). Il s’assure que ces outils sont correctement utilisés.

4. Reporting et communication

• Rapports de performance : Le PMO produit des rapports réguliers pour la direction, qui peuvent inclure des indicateurs de performance clés (KPI), des tableaux de bord, et des prévisions pour permettre une meilleure prise de décision.
• Communication entre les parties prenantes : Il facilite la communication entre les différentes parties prenantes (direction, équipe projet, clients, etc.) pour garantir l’alignement des objectifs et la transparence sur l’état d’avancement des projets.

5. Contrôle budgétaire et gestion des ressources

• Suivi des budgets : Le PMO surveille les budgets des projets en cours, s’assure que les dépenses sont contrôlées et que les projets sont menés dans les limites financières établies.
• Gestion des ressources humaines et matérielles : Il aide à allouer et à planifier les ressources nécessaires aux projets (humaines, matérielles, technologiques), et à identifier les besoins futurs.

6. Amélioration continue et retours d’expérience

• Analyse des performances : Le PMO conduit des analyses post-projet afin d’évaluer les réussites et les échecs. Il assure le partage des bonnes pratiques et met en place des actions correctives pour les futurs projets.
• Formation et développement : Il peut proposer des formations pour améliorer les compétences des chefs de projet ou pour favoriser l’adoption des nouvelles méthodes et outils.

7. Alignement stratégique

• Alignement avec la stratégie de l’entreprise : Le PMO s’assure que les projets sont en adéquation avec la stratégie globale de l’organisation. Il peut participer à la priorisation des projets en fonction des objectifs stratégiques de l’entreprise.

Suivi de portefeuille de projets : Il est souvent impliqué dans la gestion de portefeuille, où il supervise l’ensemble des projets en cours, assure leur cohérence et ajuste les priorités si besoin pour maximiser la valeur pour l’entreprise.

Les responsabilités du Project Management Officer

« Notre rôle est d’anticiper toutes les problématiques », explique Philippe Leroy. « Pour ne pas faillir à cette mission, une étape va se révéler cruciale : celle du hand-over (HO), qui correspond à la passation du besoin qu’a pu exprimer le client aux différentes équipes commerciales et aux chefs de projet. C’est l’étape qui précède le lancement de n’importe quel projet et, avant de se lancer, il est essentiel de bien évaluer trois points. Il s’agit de bien étudier quel va être le coût du projet pour nos équipes, en matière de temps et de force de travail à déployer ; quelles compétences, quelles ressources et quels savoir-faire devront être déployés ; et quels outils seront nécessaires pour réussir notre intervention ». Ce n’est que sur la base d’une estimation juste de ces trois axes que pourra être mis en place un projet cohérent, donnant lieu à une réponse qui correspond parfaitement aux attentes exprimées par le client. 

Une fois encore, c’est la capacité à poser les bonnes questions et le temps pris pour poser ces questions qui éviteront bien des surprises et des accrocs lors du déroulé du projet à proprement parler. Le PMO a ainsi pour responsabilité de préparer au mieux le terrain et d’assurer les conditions de succès du projet avant même son démarrage.

« Mon rôle, c’est de faire que nous, autour de la table, soyons tous ensemble un cerveau global et que toutes les parties de ce cerveau avancent ensemble, pour pouvoir arriver chez le client et dire : ‘Nous avons réussi, nous pouvons proposer quelque chose’. Tout cela grâce à la coordination et à la communication que j’aurai établies dès le début du projet », explique Philippe Leroy.

Dans quel secteur travailler ?

Un Project Management Officer peut espérer trouver sa place dans de nombreux secteurs d’activité : la gestion de projets est en effet une compétence polyvalente et recherchée dans diverses industries. Certains secteurs peuvent néanmoins présenter des besoins plus importants. Voici une liste des principaux recruteurs et de leurs possibles besoins.

1. Technologie de l’Information (IT) et Informatique

• Développement logiciel : Gestion des projets liés à la création d’applications, logiciels, systèmes embarqués ou autres solutions technologiques.
• Infrastructure IT : Supervision de projets d’implémentation de réseaux, de serveurs, de sécurité informatique ou de migration vers le cloud.
• Transformation numérique : Coordination des initiatives de transformation digitale au sein des entreprises, comme l’adoption de nouvelles technologies ou de nouveaux processus.

2. Télécommunications

• Gestion des projets de déploiement d’infrastructures télécom (fibre optique, 5G, …), d’amélioration des services de téléphonie ou d’Internet, ou de développement de nouvelles offres.
• Les PMO peuvent également être impliqués dans les projets de convergence technologique et de déploiement de nouvelles technologies.

3. Construction et Ingénierie

• Projets de construction : Gestion des projets de construction de bâtiments, d’infrastructures publiques (ponts, routes, aéroports), et de grandes infrastructures (centrales électriques, barrages).
• Projets d’ingénierie : Coordination des équipes sur des projets complexes de conception et réalisation d’équipements industriels, d’usines, ou de grands ouvrages.

4. Finance et Banque

• Projets de conformité : Mise en œuvre des régulations financières, comme la conformité avec les normes de régulation bancaire (par exemple Bâle III, RGPD).
• Transformation digitale : Les PMO sont sollicités pour coordonner les projets de digitalisation des services bancaires, d’innovation financière (FinTech), ou de déploiement de nouvelles plateformes de trading ou de gestion d’actifs.
• Fusions et acquisitions : Gestion des projets complexes de fusions, acquisitions ou restructurations d’entreprises.

Les opportunités sont tout aussi évidentes dans le secteur public, le secteur de l’agroalimentaire, la logistique et le transport, l’aéronautique, la défense, le retail et le commerce en ligne ou encore le secteur de l’énergie.

Évolution de carrière

Concernant les perspectives futures, « il est important de se rappeler que tous les chefs de projet ne sont pas formés et qualifiés de la même manière. Leurs responsabilités diffèrent. Il n’existe donc pas de chemin tout tracé concernant les évolutions de carrière », rappelle Philippe Leroy.

Pour lui, deux pistes se distinguent cependant :

1. Celle de Directeur de projet ou Directeur de programme: S’il peut endosser le même rôle que le PMO, en tant que garant de la réponse à un besoin client, il gagne de la hauteur avec une fonction de pilotage plus globale, qui placent sous son regard plusieurs chefs de projets et plusieurs équipes.
2. Une autre fonction envisageable est celle de Team Leader. Sa mission principale est de s’assurer qu’aucun profil rattaché au projet n’est en surcharge ou en sous-charge de travail.

Peut également être envisagé un futur en tant que Consultant en gestion de projet indépendant ou en tant qu’Expert en optimisation de processus.

Les avantages et inconvénients

« La plus grande complexité de ce métier, c’est de toujours réussir à trouver les bonnes questions et à comprendre l’urgence. Il faut faire preuve d’une grande aptitude à rationaliser et accepter qu’on ne peut pas tout savoir », analyse Philippe Leroy. « Certaines missions peuvent mobiliser 200 personnes, 400 dans certains cas. Chaque semaine, nous sommes donc confrontés à des interlocuteurs aux compétences, aux bagages et aux approches très différents. Le grand défi du PMO, c’est de réussir à réunir toutes ces personnes autour de la même table et de faire en sorte que tout le monde avance ensemble. Sans le travail de communication et de coordination qui est le nôtre, la rencontre et la production de solutions ne serait pas possible – ou très difficile et sujette aux erreurs. Rendre les choses possibles, et éviter le gâchis de compétences à cause d’un blocage de communication, voilà l’un des points les plus gratifiants du métier ».

Fort de ses deux années d’expérience au sein d’Atos, Philippe Leroy confie que « ce qui [l’]amuse le plus dans son métier, c’est d’être autour de la table avec des personnes toutes plus qualifiées que  [lui], sur des sujets  [qu’il] ne comprendra certainement jamais, et d’être celui qui valorise ces compétences ». Tous ces experts « m’apportent des compétences et des appétences sur des manières de réaliser des projets que je n’aurais jamais soupçonnées ».